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労働人口の減少が叫ばれる中、働き方や労働生産性の改善と真摯に向き合うことは人事にとっての急務です。しかし、抜本的な改革においては、何かと成果やコストパフォーマンスを計測しやすい現場の改善が注目されがち。その一方で効率化の波に乗り遅れがちなのが、企業を陰ながら支える立場にあるバックオフィス担当者です。特に「人事・労務」の領域では、手書きの書類作成や手続き、管理など、アナログな世界から抜け出せていない企業が多いのが現状です。

急成長中の会社では、従業員規模の拡大とともに、作業量も増加していきます。しかし、コストの観点から「バックオフィスは増員できない」というケースも少なくありません。その結果、働き方改革を主導すべき立場にある人事・労務担当者の残業は減るどころか増える一方、という話もしばしば耳にします。

そんな中、急成長の過程にあっても労務を担当者1名でこなし、さらには業務時間の削減にも成功している会社が存在します。その企業とは、銀座をはじめ都内各所に展開するレストラン「ドンピエールグループ」を運営する株式会社AMT。しかも、削減でできた時間を、新たな事業展開に使っているという驚きのエピソードも。

飲食業における人事労務効率化の秘訣を、株式会社AMT 管理本部長・小俣秀樹さんに伺いました。[sponsored by 株式会社SmartHR]

事業成長とともに生じた人事労務の課題

1984年に銀座でスタートした「レストラン ドンピエール 銀座本店」。創業当初は「ギャルソン」と呼ばれる給仕が3人で経営するレストランでした。

オーナーシェフたちが活躍する時代に敢えて「サービスマンが開業したレストラン」というユニークな体制からスタート。2014年に「レストランペリニィヨン」と「京橋ドンピエール」が融合し「レストラン ドンピエール 銀座本店」としてリニューアルしました。ドンピエールでは創業当時より高い評価を得ているフランス料理を中心に、絶やすことなく提供し続けているコンソメスープや、オリジナル洋食メニューなどがメディアでも取り上げられ話題となっています。

———創業時は3名。現在は40倍強の約130名、親会社のFOODPITグループ全体では約240名の従業員が働いていると伺いました。大所帯になると労務の負担は相当大きいのではないでしょうか?

小俣秀樹さん(以下、小俣): はい、かなりの負担になっていました。飲食業はアナログな面が多く、さらにバックオフィスの業務知識を持つ人材も多くはありません。特に労務の面ではほぼ素人だったんです。

そのうえ、今では考えられませんが、当時は全ての情報を紙で管理していたため、事業や従業員規模の拡大とともに、その負担は増えるばかりでした。

そこにやってきたのが、個人情報の取り扱い方の問題や、残業時間を見直す働き方改革など、大きな社会的変動です。「このままでは社会の流れに逆行し取り残されてしまう」という危機感とともに、「バックオフィス業務を改革しなければ」と思うようになりました。

人事労務の業務効率化のために導入した「SmartHR」

———具体的にはどのような方法で取り組み、解決に至ったのでしょうか?

小俣: 人事労務を整備するにあたり、当初は「人が足りないならば、人を雇って解決しよう」という考え方でした。求人を出したり、様々な方と面接をしてみたりしたのですが、中々求めている方と巡り会えないということが続きました。「この人に是非入ってもらいたい!」と思って、経験者の方にご相談しても、大企業と比較されてしまうと条件面での折り合いがつかず空振りになることも多々ありました。

———そこに「業務効率化」という発想転換があったのですね。

小俣: 人を新たに雇うということは、やはりお金も時間もかかります。しかし採用自体も手段に過ぎないということに気づきました。「人事労務担当の採用」が目的ではなく「人事労務を整備し、漏れなく確実に実行する」ことが目的だったからです。そのため、人員確保だけにこだわらず、「システムを導入することで、業務業効率化してはどうか」と様々な業務効率化ツールの検討を始めました。こうしたシステムの多くは、初期段階でコストはかかるものの、ヒューマンエラーがなく、毎月のコストは断然安くなります。

———どういったシステムをお使いなのでしょうか。

小俣: 弊社で導入したツールは「SmartHR」というクラウド人事労務ソフトです。具体的には、今までペーパーワークだった入社手続きや社会保険の手続き、給与明細などの人事労務に関する業務を、ネット上で実行できるツールです。 PCのローカルで作業するような従来型サービスと異なり、書類の自動作成や、ハローワーク・年金事務所へのオンライン申請(電子申請)、マイナンバー管理にも対応しています。今まで人力で解決していた煩雑な作業も、ウェブ上で一括申請・管理できるようになりました。

———導入に当たっては紙を中心としたアナログから急にデジタルになるわけですが、不安に感じた点はありましたか?

小俣: もちろんありました。特に人事労務の情報は「個人情報」となるわけで、特に慎重に扱う必要のあるものです。

今まで紙で社内の目に見える場所に保管してあった情報をデータ化し、それが社外に保管されるという仕組みになるので、SmartHRの導入に当たっては、納得できるまで説明していただきました。その結果、例えば「マイナンバーなどの機密情報も暗号化して保管されるため、悪意ある第三者が盗み見ようとしても解読できないようになっている」といったセキュリティ面の安心感がとてもありました。

導入の決め手となった3つの強み

———様々なサービスがある中でSmartHRを選んだのは、どのような理由だったのでしょうか。

小俣: 人事労務のシステム導入にあたっては複数のサービスを比較検討しましたが、3つのポイントからSmartHRに決定しました。

この記事は株式会社SmartHRの提供で掲載しています。
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